面接。就職/転職活動の成否を決める大きな、あまりにも大きすぎるイベントです。
といいつつも、面接を行う機会は意外と少ないもの。そのため不慣れなまま面接に臨んで緊張してしまい、うまく受け答えができず好印象を与えられなかった。そんな経験をした方もいらっしゃるのではないでしょうか。
2週間に1回のペースで更新する【面接攻略マガジン】では、その名のとおり、合否を左右する重要なポイントを1つずつ攻略していきます!
面接をうまく進めるために。ひいては就職・転職を成功させるために。ぜひ参考にしてください♪
面接前に勝負は決まる!?正しいメールの送り方を紹介
知人が人事を務める会社に転職する。そんなレアケースは別として、ほとんどの場合、採用担当者はあなたを知りません。あなたも採用担当者を知りません。
だから、第一印象はとても大事です。好まれるかどうか。そのほとんどは、最初に印象で決まってしまいます。
では、担当者からみて、あなたの“第一印象”はいつ決まるのでしょうか。面接の序盤? いいえ、違います。日程の調整などを行うメールのやり取りです。
そして、このメール送信こそ、多くのマナーを試される重要ポイントなのです。
◇返信する時間
◇件名
◇送信先
◇本文
ではこれらを1つずつ解決していきましょう。
何時に送る?最適なメールの返信タイミング!
結論から書くと、メールの返信は早ければ早いほどいいです。遅くとも、24時間以内に返信するようにしましょう。
そのうえで気にしたいのは、送信日時。ビジネスマナーに則るなら、平日、相手企業の営業時間中に送るのが正解となります。
実は○○が正解!メールの件名はどうすればいい?
こちらの正解は、放置。なぜなら、件名を変えると担当者が用件を把握しにくくなるからです。
通常、メールを返信すると、件名が「Re:面接日程のご案内」のようになりますが、この『Re:』も含めて手を加えず、そのまま返信してください。
ちなみに、メール後半部に過去のやりとりが残っている場合も、そのまま返信して問題ありません。
送るべき人に届かない!?送信先をいじるのもNG!
担当者から届いたメールに自分以外のアドレスが含まれている場合も、変更する必要はありません。
メーラーの「全員返信」機能を使って、全員に返信しましょう。
ビジネスマナーの見せどころ!本文の書き方を紹介!
もっとも悩ませる本文の書き方。かしこまるあまり、ついつい言葉が長くなってしまう方は、特に注意してご覧ください。
とは言っても、むずかしいことはありません。基本的な構成と「簡潔に記載する」ことを意識すれば、大間違いすることはないでしょう。
◇宛先
◇あいさつ
◇内容
◇締め
◇署名
ではここも1つずつ確認・攻略していきましょう。
会社名の省略はNG!宛先の書き方!
メール本文ではまず最初に、「どこの・誰に」送るメールなのかを明らかにしましょう。
記載は会社名、部署名、担当者の順番。ちなみに会社名や部署名を省略するのは失礼にあたるNG行為。必ず正式名称を記載しましょう。
ほぼテンプレでOK!あいさつの書き方!
宛先の次に書くのはあいさつ。とは言っても、時候の挨拶のように、季節によって変える必要はありません。
初回のメールなら「お世話になります」、二度目以降なら「お世話になっております」から始め、自身のフルネームを記載しましょう。
簡潔にわかりやすく!本文の書き方!
宛先とあいさつが終われば、いよいよ内容です。
しかし担当者、というか会社員は忙しいもの。たとえ丁寧でも、あまりに長いメールは失礼にあたります。
担当者からのメールに返信する場合はお礼と回答を。こちらから質問やお願いをする場合は、その内容を。それぞれ簡潔に記載しましょう。
締め
“終わり良ければすべて良し”の言葉どおり、印象に残りやすい文末も重要です。通常、ビジネスシーンで使われるのは「ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします」などです。
日常的に使う言葉ではありませんが、入社後に使う機会も多いので、ぜひ覚えておきましょう。
署名
締めを書いたんだから終わりでしょ? という声が聞こえてきそうですが、名刺代わりにメールの最下部に自分のフルネームと電話番号、メールアドレスを記載するのを忘れずに。
こちらは、本文と区切りをつけるため、「-」や「=」などの記号を使った枠線で囲むのがおすすめ。ただし「☆」や「♪」などの派手な装飾はNGです。
指定日に予定が……変更をお願いするときのマナー!
面接の日程は、企業側から候補日をいくつか提示されることがほとんど。そのなかで都合がつけば問題はありませんが、すべての日程に先約がある場合はどうすればいいのでしょうか?
今回はケースごとに、変更のお願いメールの書き方もご紹介いたします。
遠慮なく相談OK!確定前の日程変更依頼メール!
どれだけ本気で志望していても、学校や現職、プライベートの予定など、どうしても外せない用事もあるもの。そのことは担当者もよくわかっています。
企業から送られてきた日程がすべて都合が悪い場合は、無理に合わせようとせず担当者に相談しましょう。
素早くお詫びを!確定後の日程変更依頼メール!
日程確定後でも、やむにやまれぬ事情で変更をお願いしなければならないこともあります。
この場合、気を付けたいのは、判明したらすぐに変更を申し出ること。早ければ早いほど、先方に迷惑をかけずに済むからです。気まずいと思わず、すぐに連絡しましょう。
ちなみに、日程確定前のメールでは特に理由は必要ありませんが、確定後の場合はできるだけ理由を添えましょう。とはいえ、「第一志望の面接と被った」と書いてしまえば、担当者の心象が悪くなるのは当然なので、言い換え方には注意が必要です。
まとめ:返信メールの実例をご紹介!
最後に、ケース別の返信例をご紹介いたします。
丁寧かつマナーに沿ったメールで、面接前に担当者の心をつかんでくださいね。
日程を提示された場合の返信例
○○株式会社
人事部 ◇◇ △△様
お世話になっております。ジョブリット太郎と申します。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
いただきました日程のうち、下記日時にて伺わせていただければ幸いです。
●月●日 ▲時~●時
当日、お会いできることを楽しみにしております。
ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
———————————————————————–
ジョブリット花子
メールアドレス:joblit_hanako@joblit.com
電話番号:012-3456-7890
———————————————————————–
こちらから希望日程を連絡する場合
○○株式会社
人事部 ◇◇ △△様
お世話になっております。ジョブリット太郎と申します。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
希望日程を下記に記載いたしますので、ご調整のほど、よろしくお願いいたします。
【1】 ●月●日 ▲時~●時(●時までに面接終了を希望いたします)
【2】 ●月●日 ▲時から面接開始を希望いたします
【3】 ●月●日 ▲時以降はいつでも調整可能です
上記でのご都合はいかがでしょうか。
ご多用のところ恐れ入りますが、
ご確認ならびにご検討いただけますと幸いです。
———————————————————————–
ジョブリット太郎
メールアドレス:joblit_tarou@joblit
電話番号:987-6543-2100
———————————————————————–
企業に提示された日程がすべて、都合が悪い場合の返信例
○○株式会社
人事部 ◇◇ △△様
お世話になっております。ジョブリット太郎と申します。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、諸般の事情により、いただいた日程で伺うことが難しい状況です。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、以下の日程で再調整していただくことは可能でしょうか。
【1】 ●月●日 ▲時~●時(●時までに面接終了を希望いたします)
【2】 ●月●日 ▲時から面接開始を希望いたします
【3】 ●月●日 ▲時以降はいつでも調整可能です
上記の日程が難しいようでしたら、●月●日以降でしたら、いつでも伺えます。
ご多用のところお手数をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
———————————————————————–
ジョブリット花子
メールアドレス:joblit_hanako@joblit.com
電話番号:012-3456-7890
———————————————————————–
日程確定後に日程変更をお願いする場合の返信例
○○株式会社
人事部 ◇◇ △△様
お世話になっております。ジョブリット太郎と申します。
〇月〇日〇時でお願いしておりました面接につきまして、
ゼミのスケジュール変更により、伺うことができなくなりました。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、下記の日程で再調整していただくことは可能でしょうか。
【1】 ●月●日 ▲時~●時(●時までに面接終了を希望いたします)
【2】 ●月●日 ▲時から面接開始を希望いたします
【3】 ●月●日 ▲時以降はいつでも調整可能です
こちらの都合でご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
———————————————————————–
ジョブリット太郎
メールアドレス:joblit_tarou@joblit
電話番号:987-6543-2100
———————————————————————–
ちなみに、面接日直前(当日または前日)の連絡は電話で行い、その後、確認の意味も込めてメールを送信することが一般的です。
メールでも電話でも書き方・話し方にも気を配って、面接前に好印象を与えられるように意識してください。
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